Ny upphandlingslagstiftning – vad innebär det?

Vilka anser du är de största nyheterna i lagstiftningen?
Till att börja med kan jag konstatera att det är i LOU som de stora förändringarna skett. LUFS har inte påverkats i substans. Däremot kan vissa tillämpningsfrågor, där nya LOU har en reglering och LUFS saknar en motsvarande, kanske aktualiseras framöver.
En stor och viktig nyhet är införandet av ett nytt upphandlingsförfarande – innovationspartnerskap. Syftet är att möjliggöra nödvändig teknologiutveckling och annan innovation som kräver flexibla kravställningar och ge förutsättningar för nära samarbete mellan leverantör och köpare.

Man inför också elektroniska metoder för upphandling där dynamiska inköpssystem är en metod. Det blir intressant att följa tillämpningen av ett pilotprojekt på området som genomförs just nu av Statens inköpscentral – exemplet man valt är inköp av kaffemaskiner. Det är en metod som lämpar sig för den typ av varor och tjänster som över tid har en rörlig leverantörsmarknad och skulle kanske kunna vara något vi inom FMV skulle kunna ha användning för framöver.
En annan nyhet är att man inför utökade möjligheter att tillämpa förhandlat förfarande med föregående annonsering istället för att som huvudregel ha öppet förfarande, där förhandling inte medges, och man förtydligar nu också i lagstiftningen vad som gäller för ändringar av redan ingångna kontrakt och ramavtal. Det ökar tydligheten men också handlingsutrymmet ur ett upphandlarperspektiv.

Stämmer det att det blivit vissa förenklingar i upphandlingsreglerna?
Jag skulle inte säga att regelverket har gått mot en förenkling utan tyvärr i många delar det motsatta. Det finns ansatser i den nya lagstiftningen till att effektivisera upphandlingsprocessen exempelvis genom införande av krav på mer elektronisk hantering men också genom införandet av EU-kommissionens standardiserade egenförsäkran/självdeklaration från leverantören om att man uppfyller vissa kvalificeringskrav (ESPD). Användandet av ESPD innebär att den upphandlande myndigheten kontrollerar om kraven verkligen uppfylls först när utvärderingen slutförts och då endast för vinnande leverantör. Det här kan å ena sidan minska trycket på den upphandlande myndigheten, å andra sidan ger det upphov till frågor om hur långt upphandlande myndighets kontrollansvar sträcker sig eller behöver sträcka sig. Vi har erfarenhet av att det kan finnas behov av att göra vissa kontroller för att undvika att vi i ett sent skede av upphandlingsprocessen behöver göra om eller i värsta fall avbryta en upphandling.

Ser man till den nya upphandlingslagstiftningen i sin helhet så ska man komma ihåg att det är ett mycket komplext regelverk med omfattande krav på de upphandlande myndigheterna vilket tyvärr kan medföra att tiden för att fokusera på den goda affären minskar. Men diskussionen rörande förenklingar av upphandlingsregelverket pågår. En förhoppning är att vi framöver ser praktiska förslag till sådana.

Hur arbetar ni med den nya lagstiftningen?
Upphandlingsverksamheten på FMV drivs vidare och ligger väl i linje med lagens utformning och den mer övergripande styrningen som Regeringen fastställde genom den Nationella Upphandlingsstrategin 2016. Internt genomför vi ett utbildningsarbete och vi uppdaterar anvisningar, processer och mallar.
För information generellt rörande offentlig upphandling så hänvisar vi till Upphandlingsmyndigheten. Deras hemsida innehåller mycket bra information i stort och smått. När det gäller mer specifika frågor om upphandlingar på FMV så hittar man det på FMVs hemsida under rubriken Upphandling.

Hur kommer små och medelstora företag att främjas?
Det digitala perspektivet kommer troligen få en positiv inverkan på alla leverantörer men kan förhoppningsvis bidra till förenklade processer och tydlighet som särskilt främjar mindre företag.
Ett annat område där avsikten från lagstiftaren varit att öppna upp för mindre företag är att upphandlande myndigheter får ökade möjligheter till att dela upp en upphandling i flera delkontrakt genom att motivera sitt beslut. Sådana överväganden gör FMV redan idag i sina upphandlingar. Det sammanhållande ansvaret tas i många fall av en huvudleverantör men där vi gärna ser att SME-företagen kan bidra i första eller därpå följande underleverantörsled för att vi i slutändan ska få de bästa lösningarna.

Vad betyder det nya innovationspartnerskapet för upphandlingarna?
Det är svårt att förutse idag. Upphandlingsförfarandet som sådant syftar till att främja ny teknik och nya samarbeten och för de upphandlande myndigheterna hitta de företag som har förmågan att ta fram innovativa lösningar på de materiel- eller tjänstebehov man har. Det finns säkert områden vi upphandlar inom idag där innovationspartnerskap skulle kunna vara en modell. Men redan utan detta finns möjligheter. En ännu större och bredare effekt på att hitta nya lösningar, som kan vara nog så innovativa, är att arbeta vidare med att öppna upp kravställningen för att möjliggöra att anbudsgivare levererar alternativa lösningar på våra behov.

Hur samarbetar ni med Upphandlingsmyndigheten och vad är deras roll?
Upphandlingsmyndigheten har ju fått en tydlig uppgift att stödja upphandlande myndigheter, enheter och leverantörer i frågor som rör offentlig upphandling. Det uppdraget spänner både över tolkning, tillämpning och utveckling av upphandlingsområdet och vi är på FMV positiva till att det tas ett samlat grepp kring de generella frågeställningar som alla upphandlare ställs inför. Vi har initierat en dialog med Upphandlingsmyndigheten där jag hoppas att FMV kan bidra med sin erfarenhet men att vi också tillsammans kan hitta lämpliga initiativ för att prova och utveckla upphandlingen och användandet av olika upphandlingsförfaranden. Vi kommer i så hög utsträckning som möjligt dra nytta av det som görs inom ramen för Upphandlingsmyndighetens stödjande uppgift och naturligtvis själva fortsatt ha ett starkt fokus på utvecklingen av det som är specifikt för upphandling inom FMVs ansvarsområde.

Intervjuad av Annelie Mannertorn.

Länkar till information och regler
Lagen om offentlig upphandling (LOU)
Lagen om upphandling på försvars-och säkerhetsområdet (LUFS)
Upphandlingsmyndigheten
Konkurrensverket
Lagrummet
Nationella upphandlingsstrategin

Länkar till upphandling
Aktuella upphandlingar (inom funktionen e-Avrop)
Statlig inköpssamordning – ramavtal
Tenders Electronic Daily – TED

Intresserad av innovationspartnerskap? Läs gärna Upphandlingsmyndighetens rapport: Innovationspartnerskap – ett nytt förfarande för attfrämja innovation och utveckling

Mellantid i lagstiftningen
De nya lagarna trädde ikraft den 1 januari 2017. EU-direktiven skulle dock ha genomförts den 18 april 2016 och förseningen av lagstiftningsarbetet har lett till konsekvenser för upphandlingar som inletts från och med den 18 april 2016 fram till 1 januari 2017. Läs mer om detta på Upphandlingsmyndighetens hemsida.