FAR och DFARS – Regelverk för upphandling inom USA:s försvarssektor
Vad är FAR och DFARS?
Federal Acquisition Regulation (FAR) är det centrala regelverket som styr all offentlig upphandling från amerikanska federala myndigheter och kan i funktion liknas vid den svenska lagen om offentlig upphandling (LOU).
Defense Federal Acquisition Regulation Supplement (DFARS) är ett supplement till FAR som används vid upphandlingar där Department of Defense (DoD) är avtalspart och innehåller kompletterande bestämmelser med särskild inriktning på exempelvis informationssäkerhet, försörjningskedjerisker och nationell säkerhet.
Regelverken innehåller bindande krav för företag som deltar i federala upphandlingar och styr hela upphandlings- och kontraktsprocessen – från anbudsförfarande till kontraktsgenomförande och revision. Regelverken innehåller även långtgående krav på interna processer, dokumentation, etik, redovisning och leverantörsstyrning.
Vem träffas av FAR och DFARS?
FAR träffar alla företag som erbjuder varor eller tjänster till amerikanska federala myndigheter, oavsett företagens nationalitet eller verksamhetsort.
DFARS gäller specifikt för upphandlingar där DoD är involverat och träffar såväl huvudleverantörer som underleverantörer inom försörjningskedjan. Svenska säkerhets- och försvarsföretag kan omfattas av regelverken genom så kallade ’flow-down clauses’, där avtalsvillkor enligt FAR/DFARS vidareförs i kontraktskedjan. Detta medför att även företag utan direktavtal med amerikanska staten kan bli föremål för granskning av tillsynsmyndigheter såsom Defense Contract Audit Agency (DCAA) och Defense Contract Management Agency (DCMA).
När blir FAR och DFARS tillämpliga?
FAR och DFARS blir tillämpliga i upphandlingar som helt eller delvis finansieras med medel från den federala budgeten, inklusive DoD:s verksamhet.
- Regelverken är tillämpliga vid såväl direktupphandling mellan DoD och ett företag, som vid indirekta avrop via internationella samarbeten eller genom utländska leverantörer.
- Tillämpligheten påverkas också av om varan/tjänsten klassas som en ”commercial product” eller ”commercial service” enligt FAR Del 12, vilket kan påverka vilka bestämmelser som måste efterlevas.
- I praktiken aktualiseras olika FAR/DFARS krav utifrån exempelvis storleken på kontraktsvärdet (exempelvis i nuläget 2 miljoner för att redovisa pris- och kostnadsdata) eller om känslig och skyddsvärd information såsom CUI och FCI kommer att hanteras.
Svenska företag måste i dessa fall ofta parallellt hantera amerikanska och svenska regelverk.
Varför är FAR och DFARS viktiga för svenska säkerhets- och försvarsföretag?
Kunskap om FAR och DFARS är en förutsättning för att framgångsrikt delta i upphandlingar där den amerikanska staten är slutkund, särskilt inom försvarssektorn. Viktigt är att inte endast huvudleverantörer behöver tillämpa dessa regelverk; även underleverantörer behöver hantera och följa tillämpliga villkor.
Underlåtenhet att förstå och följa regelverken kan leda till kontraktsförlust, återbetalningskrav, frysning av betalningar, revisioner och potentiell uteslutning från framtida upphandlingar.
Samtidigt kan en systematisk och korrekt tillämpning av FAR och DFARS vara ett konkurrensmedel. För svenska säkerhets- och försvarsföretag som vill etablera sig på den amerikanska marknaden är förståelse för dessa regelverk avgörande för långsiktig hållbarhet och affärsutveckling.