Personuppgiftspolicy

Vi värnar om din personliga integritet och vill att du ska känna dig trygg i hur vi hanterar dina personuppgifter. Om du har frågor om hur dina personuppgifter behandlas eller vill tillvarata dina rättigheter är du välkommen att kontakta oss. Kontaktuppgifter finner du i slutet av denna informationstext.

Denna information förklarar hur Säkerhets- och försvarsföretagen (SOFF) hanterar dina personuppgifter och vilka rättigheter du har. Informationen vänder sig till dig som besöker vår hemsida; registrerar dig som kontaktperson för ett medlemsföretag; anmäler dig till eller deltar i någon av SOFF:s aktiviteter, medlemsgrupper eller forum; och kommunicerar med SOFF exempelvis på vår hemsida, via e-post, eller på annat sätt.

VAD ÄR EN PERSONUPPGIFT?
En personuppgift är varje upplysning som avser en identifierad eller identifierbar fysisk person, t.ex. namn, adress, telefonnummer, e-postadress, personnummer, titel och roll. Se även definitionen av personuppgift i artikel 4.1 i dataskyddsförordningen här.

VEM ÄR ANSVARIG FÖR BEHANDLING AV DINA PERSONUPPGIFTER?
För de behandlingar som sker inom ramen för SOFF:s verksamhet är SOFF personuppgiftsansvarig (Föreningen Säkerhets- och försvarsföretagen, org. Nr. 802012-1151, 114 85 Stockholm, och dess helägda dotterbolag SOFF Service AB, org. nr. 559345-5131, 114 82, Stockholm, Sverige).

VILKA PERSONUPPGIFTER BEHANDLAR VI OM DIG OCH VARFÖR?
När du besöker vår hemsida soff.se
Personuppgifter som vi behandlar
När du besöker vår webbplats soff.se behandlar vi som utgångspunkt enbart cookies. Information om hur vi behandlar cookies finns på SOFF:s hemsida. I undantagsfall kan vi behandladin IP-adress samt uppgifter om din IT-utrustning (t.ex. operativsystem och om besöket görs via dator eller mobiltelefon).

Ändamål
Vi behandlar personuppgifterna för att säkerställa teknisk funktionalitet, upprätta statistik och utvärdera vår webbplats samt förstå hur våra besökare använder webbplatsen och kunna förbättra den.

Rättslig grund
Behandlingen av personuppgifter för dessa ändamål baserar vi på den rättsliga grunden berättigat intresse Behandlingen är nödvändig för vårt berättigade intresse av att kunna tillhandahålla en säker och användarvänlig webbplats med ett besöksrelevant innehåll.

Hur länge behåller vi personuppgifterna?
Vi eftersträvar lagringsminimering men hur länge vi behåller personuppgifterna beror på ändamålet med den specifika behandlingen.

När du kommunicerar med SOFF via e-post, sociala medier eller på annat sätt

Personuppgifter som vi behandlar
När du kommunicerar med oss behandlar vi uppgifter som du själv lämnar i din kontakt med oss t.ex. namn och kontaktuppgifter, information om din fråga, synpunkt eller ärende.

Ändamål
Vi behandlar personuppgifterna för att besvara din fråga, omhänderta din synpunkt eller hantera ditt ärende.

Rättslig grund
Behandlingen av personuppgifter för de ändamål som beskrivs ovan baserar vi på den rättsliga grunden berättigat intresse. Behandlingen är nödvändig för vårt och ditt berättigade intresse att hantera din fråga, synpunkt eller ärende.

Hur länge behåller vi personuppgifterna?
Personuppgifter som behandlas i samband med kommunikation med SOFF sparas under den tid som krävs för att hantera din fråga, synpunkt eller ditt ärende, eller så länge det är nödvändigt för att administrera kontakten och den verksamhet som kommunikationen avser. Lagringstiden bestäms utifrån ärendets karaktär, behovet av uppföljning samt eventuella rättsliga eller administrativa krav.

När du anmäler dig till eller deltar i SOFF:s aktiviteter                        

Personuppgifter som vi behandlar
Vi behandlar ditt namn, e-post, telefonnummer, befattning samt information om företaget du representerar. Om du vid anmälan till aktiviteten fyller i information om specialkost kommer vi att behandla den informationen. Det förekommer att vi behandlar stilla och rörlig bild på dig samt uppgift om födelsedatum.

Ändamål
Vi behandlar dina personuppgifter för att kunna administrera och genomföra SOFF:s aktiviteter. Uppgift om födelsedatum kan krävas för besök som SOFF sammanhåller på myndigheter eller företag, eller vid delegationsresor. Stilla och rörlig bild från event används för dokumentation och marknadsföring.

Rättslig grund
Behandlingen baseras på den rättsliga grunden berättigat intresse. Behandlingen är nödvändig för vårt och ditt berättigade intresse att administrera och genomföra aktiviteten som du har anmält dig till. I undantagsfall behandlas personuppgifter på grunden samtycke. Om behandlingen grundas på frivilligt eller nödvändigt samtycke framgår detta tydligt. I samband med anmälan till SOFF:s aktiviteter så samtycker du till att föreningen får behandla foto och bild på dig. Om du önskar att inte vara med på bild måste du uppmärksamma föreningen i förväg om detta.

Hur länge behåller vi personuppgifterna
Personuppgifter som behandlas i samband med anmälan till och deltagande i SOFF:s aktiviteter sparas normalt till dess att aktiviteten har genomförts och följts upp. Deltagarlistor, dokumentation och uppgifter som behövs för administration eller verksamhetsuppföljning kan därefter bevaras så länge de är relevanta för SOFF:s verksamhet eller så länge lagring krävs enligt lag. Känsliga personuppgifter raderas inom trettio dagar efter att aktiviteten har genomförts om det inte finns ett fortsatt behov av att behandla dem.

Hantering av medlemsservice och administration av medlemskapet

Personuppgifter som vi behandlar
Vi behandlar ditt namn, e-postadress, telefonnummer, befattning, uppgifter om företaget du representerar, samt eventuella andra personuppgifter du väljer att dela med oss. När det är nödvändigt behandlar vi också födelsedatum.


Ändamål
Vi behandlar uppgifterna för att vårda och administrera vår relation med dig och medlemsföretaget som du representerar, våra medlemsgrupper samt, i tillämpliga fall, för att administrera avtal som SOFF ingår med din arbetsgivare eller dig. Vi kan också använda uppgifterna för att informera dig om våra kurser, evenemang och annat som vi uppfattar ligger i ditt såväl som vårt intresse. Därutöver kan vi komma att använda dina personuppgifter för att informera dig om produkter och tjänster som vi erbjuder och som kan vara av intresse för dig eller företaget som du representerar.

Rättslig grund
Behandlingen baseras på den rättsliga grunden berättigat intresse. Behandlingen är nödvändig för vårt och ditt berättigade intresse att erbjuda service till våra medlemmar, för att fullgöra förpliktelser under avtal, administrera avtal eller annat samarbete.

Hur länge behåller vi personuppgifterna?
Vi behåller uppgifterna så länge du på något sätt (exempelvis som PoC eller som deltagare i en medlemsgrupp) representerar ditt bolag i föreningen.
Vissa uppgifter kan därefter bevaras under den tid som krävs enligt tillämplig lagstiftning, exempelvis bokföringsregler, eller så länge det är nödvändigt för att uppfylla ändamål som krävs för att administrera medlemskapet för företaget som du representerar eller har representerat i föreningen, eller SOFF:s verksamhet.

När du besöker våra lokaler

Vilka personuppgifter vi behandlar
Vi behandlar ditt namn, e-post, information om företaget du representerar samt in- och utpasseringstider.

Ändamål
Vi behandlar personuppgifter vid inträde i SOFF:s lokaler för att säkerställa att endast personer som har rätt att vistas i lokalerna får tillträde samt för att garantera din och andras säkerhet.

Rättslig grund
Behandlingen baseras på den rättsliga grunden berättigat intresse. Behandlingen är nödvändig för att skydda SOFF:s legitima intresse av att veta vem som har tillgång till och vistas i lokalerna för att bland annat säkerställa säkerhet.

Hur länge vi behåller personuppgifterna
Personuppgifter som registreras i samband med besök i våra lokaler raderas vanligen varje dag, men kan sparas så länge det är nödvändigt för besöksadministration och säkerhetsändamål. Lagringstiden bestäms utifrån behovet av att kunna följa upp besök och SOFF:s verksamhet, hantera incidenter och upprätthålla säkerheten i våra lokaler.

För administration av SOFF Malware Information Sharing Platform (SOFF MISP)

Personuppgifter som vi behandlar
Om du tecknar avtal med SOFF om tillgång till SOFF MISP, eller om du som medarbetare på ett företag registreras som användare i SOFF MISP behandlar vi följande personuppgifter: namn, e-post, telefonnummer, befattning, information om bolaget du representerar samt eventuellt andra personuppgifter du väljer att dela med SOFF.

Ändamål
Ändamålet att kunna administrera din tillgång till SOFF MISP och säkerställa att endast berättigade användare har tillgång till plattformen.

Rättslig grund
Behandlingen baseras på den rättsliga grunden berättigat intresse. Personuppgifter som behandlas i SOFF MISP är nödvändiga och proportionerliga för att säkerställa nät- och informationssäkerhet. 

Hur länge vi behåller personuppgifterna
Uppgifter som SOFF erhåller i samband med att avtal för ett medlemsföretag behandlas så länge avtalet gäller. Personuppgifter som SOFF erhåller i samband med registrering av dig som användare i SOFF MISP behandlas så länge du önskar ha tillgång till SOFF MISP.


För tillhandahållande av SOFF Malware Information Sharing Platform (SOFF MISP)

Personuppgifter som vi behandlar
I SOFF MISP är det möjligt att både se och dela uppgifter till andra organisationer som också är anslutna till en MISP. Det är osannolikt att personuppgifter kommer att behandlas i SOFF MISP, men det kan inte uteslutas. Personuppgifter som kan komma att behandlas är: E-postadress som innehåller en persons namn eller annan identifierade information (såsom förnamn.efternamn@företag.se) som möjliggör en direkt koppling till en specifik person, IP-adress som kan hänföras till en person, och andra uppgifter om typen av hot och aktivitet som registreras som kopplas till annan identifierande information.

Ändamål
Ändamålet är att få eller ge indikatorer på komprometterande (”IOC:er”) för att göra det möjligt att förhindra och bemöta cyberangrepp.

Rättslig grund
Behandlingen baseras på den rättsliga grunden berättigat intresse. Personuppgifter som behandlas i SOFF MISP är nödvändiga och proportionerliga för att säkerställa nät- och informationssäkerhet. 

Hur länge vi behåller personuppgifterna
Uppgifterna sparas så länge de är relevanta för informationsdelningens syfte, för att kunna analysera och korrelera säkerhetsrelaterad information eller så länge det krävs enligt lag eller avtal med deltagande organisationer. Lagringstiden bedöms utifrån informationens fortsatta relevans, säkerhetsvärde, hotets art och behovet av spårbarhet.
Anslutna medlemsföretag tillämpar sina egna personuppgiftspolicies.

För att fullgöra en lagstadgad förpliktelse eller för att utöva, etablera eller försvara våra lagliga rättigheter

Utöver vad som beskrivs ovan behandlar vi i vissa fall dina personuppgifter när vi är skyldiga enligt lag t.ex. på grund av bokföringsskyldighet eller vid begäran från myndighet. Den rättsliga grunden för behandlingen är då att behandlingen är nödvändig för fullgörande av en rättslig skyldighet. Vi lagrar då uppgifterna så länge vi är skyldiga att lagra dem.

Vi behandlar dina personuppgifter för att fastställa, göra gällande eller försvara våra rättsliga anspråk. SOFF sparar till exempel användarhistorik och granskningsloggar, där personuppgifter kan förekomma. Den rättsliga grunden är i dessa fall vårt berättigade intresse av att fastställa, göra gällande eller försvara våra rättsliga anspråk. I dessa fall lagrar vi uppgifterna så länge som det är nödvändigt för att uppnå ändamålet med behandlingen.

FRÅN VILKA KÄLLOR HÄMTAR VI DINA PERSONUPPGIFTER

Utöver de personuppgifter som du själv lämnar till oss, behandlar vi nedan personuppgifter:
Vid besök på vår hemsida lagras uppgifter som den som besöker hemsidan lämnar via sin IT-utrustning, exempelvis IP-adresser och cookies. Personuppgifter som tillhandahålls av din arbetsgivare eller SOFF:s samarbetspartners. Uppgifter SOFF erhåller i samband med bakgrundskontroll av föreningens medlemsföretag. Uppgifter från offentliga register, webbplatser och annan media. Uppgifter som delas av andra aktörer i SOFF MISP.

VILKA VI KAN KOMMA ATT DELA DINA PERSONUPPGIFTER MED
Dina personuppgifter kan lämnas ut till:
S.k. personuppgiftsbiträden (externa leverantörer som behandlar personuppgifter för SOFF:s räkning) t.ex. restaurangen i SOFF:s lokaler och leverantörer av IT-system.
Representanter för andra medlemsföretag, till exempel om ni ingår i samma arbetsgrupp för beredning av ett ärende hos SOFF.
Myndigheter, till exempel om du ska delta på ett möte med representanter från en myndighet.
Bransch- och medlemsorganisationer, till exempel vid gemensamma event.
Revisorer, rådgivare, juridiska ombud och liknande företrädare.
Andra mottagare när det följer av lagkrav, annan författning eller myndighetsbeslut.

SOFF har ansvar för att skriva avtal med personuppgiftsbiträden och lämna instruktioner om hur dessa får behandla personuppgifterna. När personuppgiftsbiträden anlitas sker det bara för ändamål som är förenliga med de ändamål SOFF har för behandlingen.


ÖVERFÖRING AV PERSONUPPGIFTER TILL TREDJE LAND
Vi kan komma att överföra dina personuppgifter till tredje land, dvs. land utanför EU/EES. Detta kan undantagsvis ske t.ex. genom att personuppgifter lagras på servrar placerade i tredje land eller i anledning av att vi anlitar IT-leverantör som tillhandahåller support och underhåll av IT-system från tredje land, samt i samband med aktiviteter som SOFF genomför tillsammans med aktörer i tredje land.
Om du vill ha ytterligare information om skyddsåtgärder som SOFF vidtar i samband med överföring av personuppgifter till tredje land är du välkommen att kontakta oss.

DINA RÄTTIGHETER
Du har rätt att begära information från oss om användningen av de personuppgifter som rör dig. Du har också rätt att få felaktiga personuppgifter rättade. Du har vidare rätt att i vissa fall få dina personuppgifter raderade, begära begränsning av behandlingen samt invända mot behandlingen av dina personuppgifter. Du har också i vissa fall rätt att få del av dina personuppgifter i ett maskinläsbart format (gäller endast personuppgifter som du själv har tillhandahållit oss och om behandlingen sker med stöd av samtycke eller avtal). Vi kan i vissa undantagsfall ha rätt att neka din begäran om det finns legala skyldigheter. Om vi är förhindrade att radera dina personuppgifter kommer vi att blockera personuppgifterna från att kunna användas för andra syften än det syfte som gör att de inte kan raderas.
Om, och när, vi inte lägre behöver dina personuppgifter för de fastställda ändamålen är vår rutin att uppgifterna raderas. Om du behöver dem för att kunna fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk, kan du begära begränsad behandling av uppgifterna hos oss. Det innebär att du kan begära att vi inte rensar och raderar dina uppgifter.

KONTAKTUPPGIFTER

Om du har frågor om behandlingen av personuppgifter eller vill tillvara ta dina rättigheter är du välkommen att kontakta SOFF på: info@soff.se eller via telefon på: 08 – 782 09 99.

KLAGOMÅL
Om du anser att vår behandling av dina personuppgifter sker i strid med dataskyddslagstiftningen får du gärna kontakta SOFF på: info@soff.se.

Du har alltid möjlighet att lämna klagomål till Integritets­skydds­myndigheten (IMY) om du anser att dina personuppgifter behandlas av oss i strid med dataskyddslagstiftningen.

Vi kan komma att göra ändringar i vår personuppgiftspolicy. Den senaste versionen av policyn finns alltid på vår webbplats soff.se.


Bilaga: Inställningar för ”cockie”

Du har alltid möjlighet att lämna klagomål till Integritets­skydds­myndigheten (IMY) om du anser att dina personuppgifter behandlas av oss i strid med dataskyddslagstiftningen. Vi kan komma att göra ändringar i vår personuppgiftspolicy.
Vi använder cookies för att hjälpa dig att navigera effektivt och utföra vissa funktioner. Du hittar detaljerad information om alla cookies under respektive samtyckeskategori nedan.

De cookies som kategoriseras som ”Nödvändiga” lagras i din webbläsare eftersom de krävs för att möjliggöra webbplatsens grundläggande funktioner. Vi använder också cookies från tredje part som hjälper oss att analysera hur du använder webbplatsen, lagra dina preferenser och visa innehåll och annonser som är relevanta för dig. Dessa cookies lagras endast i din webbläsare med ditt tidigare samtycke. Du kan välja att aktivera eller inaktivera vissa av eller alla dessa cookies, men om du inaktiverar vissa av dem kan det påverka din surfupplevelse.