Hantering av personuppgifter

Vi värnar om din personliga integritet och vill att du ska känna dig trygg i hur vi hanterar dina personuppgifter. Därför är vi öppna med hur vi samlar in, behandlar och delar med oss av den information om dig som vi sparar hos oss. All behandling av personuppgifter sker utifrån bestämmelserna om integritetsskydd i personuppgiftslagen.

GDPR (General Data Protection Regulation) är en ny dataskyddslag som ersätter den svenska Personuppgiftslagen (PuL). Den nya dataskyddslagen börjar gälla den 25 maj 2018. Mycket är sig likt men kraven på hur personuppgifter får behandlas skärps.

Vi samlar endast in uppgifter som är nödvändiga, relevanta och inte överflödiga för det ändamål de är avsedda för – inte för ändamål som är oförenliga med det ursprungliga ändamålet. Personuppgifter som lämnas, till exempel vid anmälan till olika aktiviteter eller Nyhetsbrev, hamnar i vårt databasregister. Dessa uppgifter lämnas aldrig till någon tredje part och används bara för att kunna ge givare fortlöpande information om vårt arbete. Praktiskt exempel: Om du vid anmälan till ett event fyller i specialkost kommer denna information att delas med restaurangen som levererar mat till evenemanget (ingen kontaktinformation kommer dock att lämnas vidare, utan endast namn och specialkost). Uppgifterna som sparas skyddas med ett inloggning som endast ett fåtal personer på kansliet har tillgång till.

På vår webbplats används “cookies”. “Cookies” är små textfiler som lagras på besökarens dator och som bland annat sparar personliga inställningar och gör det möjligt att följa vad besökaren gör på webbplatsen. De flesta webbläsare är inställda på att acceptera cookies. Vill du inte att cookies skall lagras i din dator kan du ställa in din webbläsare så att den meddelar dig när den tar emot en cookie. Då kan du själv avgöra om du skall ta emot den eller inte.

Digital hantering av personuppgifter innebär alltid en risk. Inga tekniksystem och ingen organisation är helt skyddade för intrång. Föreningen har infört och kontinuerligt arbetar vi med att stärka de tekniska säkerhetsåtgärder som krävs för att skydda personuppgifterna mot otillbörlig åtkomst, förändring och förstörelse.

Nyhetsbrev är en central del i föreningens kommunikation. För dessa kräver vi framöver ert samtycke och därmed en aktiv handling från dig att prenumerera på Nyhetsbrevet. Detta samtycke kan återkallas på enklast sätt genom att avregistrera dig från nyhetsbrevet.

Läs mer om vår hantering av personuppgifter och dina rättigheter i nedan policy eller kontakta oss direkt.

 

Vår personuppgiftspolicy

Säkerhets- och försvarsföretagen värnar om din personliga integritet och eftersträvar alltid en hög nivå av dataskydd. Denna personuppgiftspolicy förklarar hur vi samlar in och använder din personliga information. Den beskriver också vilka rättigheter du har och hur du kan använda dem.
Du är alltid välkommen att kontakta oss om du har frågor om hur vi behandlar dina personuppgifter.

Vad är en personuppgift och vad är behandling av personuppgifter?
Allt som direkt eller indirekt kan härledas till en fysisk person som är i livet omfattas av begreppet personuppgifter. Det handlar inte bara om namn och personnummer utan även om till exempel bilder och e-postadresser. Behandling av personuppgifter är allt som sker med personuppgifterna i IT-systemen, oavsett om det handlar om mobila enheter eller datorer. Det handlar om till exempel insamling, registrering, strukturering, lagring, bearbetning och överföring. I vissa fall kan även sådant som sker utanför IT-systemen ses som behandling. Det gäller när det är fråga om register.
När samlar vi in om dig och i vilket syfte?

För att administrera medlemskapet för din organisation och hantera medlemsserviceärenden, lagrar vi vissa av dina personuppgifter i vårt medlemsregister. Behandlingen av dina personuppgifter är nödvändig för att tillgodose vårt och ditt intresse av att hantera medlemsserviceärenden. Detta så kallade berättigade intresse tillsammans med det ingångna medlemsavtalet utgör en rättslig grund för oss att spara dina personuppgifter. När din organisation blir medlem får du också information om hur vi behandlar dina personuppgifter.

Vi behandlar i huvudsak ditt namn, din e-postadress, ditt telefonnummer och din befattning. Vi behandlar dina personuppgifter i syfte att tillhandahålla de tjänster och produkter du har begärt (exempelvis ett nyhetsbrev eller deltagande i en utbildning). Vi kommer även behandla dina personuppgifter för att vårda och administrera vår relation med dig samt, i tillämpliga fall, för att administrera avtalet med dig eller med din arbetsgivare. Vi kan även komma att informera dig om våra kurser, evenemang och annat som vi finner ligga i såväl ditt som vårt intresse.
Därutöver kan vi komma att använda dina personuppgifter för att informera dig om produkter och tjänster som vi erbjuder och som kan vara av intresse för dig. Syftet är att ge mer anpassad och relevant information till dig.

Vi behandlar alltid dina personuppgifter i enlighet med tillämplig lagstiftning. Vi behandlar dina personuppgifter då det är nödvändigt för att fullgöra ett avtal med dig eller svara på din begäran om service eller då vi har ett annat legitimt och berättigat intresse av att behandla dina personuppgifter.

Om vi skulle behandla dina personuppgifter för något ändamål som kräver ditt samtycke kommer vi att inhämta ditt samtycke i förväg. Vissa personuppgifter kan vara obligatoriska att tillhandahålla, t ex för att vi ska kunna tillhandahålla en tjänst eller fullgöra en annan begäran från dig. Detta kommer då att anges eller framgå i samband med att uppgifterna samlas in.
För medarbetare i medlemsföretag kan vi komma att behandla personuppgifter även på andra sätt än vad som nämnts ovan. Detta är främst kopplat till medlemskap och gäller för olika kontaktpersoner. Uppgifter om kontaktpersoner kan behövas för att hantera medlemskapet och frågor kopplade till det. Det kan röra exempelvis uppgifter kring medlemskap i olika medlemsgrupper.

Insamling av dina personuppgifter sker exempelvis då du anger dina uppgifter i samband med att du anmäler dig för att få nyhetsbrev, deltar på seminarier och andra event eller tar kontakt med oss. Ibland hämtar vi uppgifter från tredje part. I en del situationer är det nödvändigt för oss att anlita andra parter för att kunna utföra vårt arbete. Det handlar exempelvis om att vi använder oss av olika IT-leverantörer. De är att betrakta som personuppgiftsbiträden till oss.

Vi har ansvar för att skriva avtal med samtliga personuppgiftsbiträden och lämna instruktioner om hur dessa får behandla personuppgifterna. Vi kontrollerar självklart alla personuppgiftsbiträden för att säkerställa att de kan lämna tillräckliga garantier avseende säkerheten och sekretessen för personuppgifterna. När personuppgiftsbiträden anlitas sker det bara för de ändamål som är förenliga med de ändamål vi själva har för behandlingen.

Vi delar även dina personuppgifter med vissa andra aktörer som är självständigt personuppgiftsansvariga. Det kan både handla om myndigheter och om andra medlemsorganisationer. Vissa uppgifter lämnas även för statistiska ändamål. När dina personuppgifter delas med en aktör som är självständigt personuppgiftsansvarig gäller den organisationens personuppgiftspolicy och personuppgiftshantering.
Vi kan komma att anlita leverantörer och partners att utföra uppgifter för vår räkning, t ex för att tillhandahålla IT-tjänster eller hjälpa till med marknadsföring, analyser eller statistik. Utförandet av dessa tjänster kan innebära att dessa mottagare får tillgång till dina personuppgifter. Vi kan även komma att lämna ut personuppgifter till tredje part om vi är skyldiga att lämna ut sådan uppgift med stöd av lag eller myndighetsbeslut.

Vi strävar alltid efter att dina personuppgifter ska behandlas inom EU/EES men ibland är det inte möjligt. För visst IT-stöd, exempelvis Nyhetsbrevsvekrtyg, kan uppgifterna föras till ett land utanför EU/EES. Det gäller till exempel om vi delar dina personuppgifter med ett personuppgiftsbiträde som, antingen själv eller genom en underleverantör, är etablerad eller lagrar information i ett land utanför EU/EES. Som personuppgiftsansvariga är vi ansvariga för att vidta alla rimliga legala, tekniska och organisatoriska åtgärder för att säkerställa att dessa behandlingar sker i enlighet med bestämmelser inom EU/EES.

När personuppgifter behandlas utanför EU/EES garanteras skyddsnivån antingen genom ett beslut från EU-kommissionen om att landet ifråga säkerställer en adekvat skyddsnivå eller genom användandet av så kallade lämpliga skyddsåtgärder. Hit hör bland annat ”Privacy Shield” användningen av ”Binding Corporate Rules” och olika avtalslösningar. Om du vill ha ytterligare information om dessa skyddsåtgärder är du välkommen att kontakta oss. Standardiserade modellklausuler för dataöverföring, som fastställts av EU-kommissionen, finns även tillgängliga på EU-kommissionens webbplats.

Vi sparar aldrig dina personuppgifter längre än vad som är nödvändigt för respektive ändamål. Vi har utarbetat rensningsrutiner för att säkerställa att personuppgifter inte sparas längre än vad som behövs för det specifika ändamålet. Hur länge detta är varierar beroende på skälet för behandlingen. Vissa uppgifter i bokföringen behöver pga lagstiftning t ex sparas minst sju år medan uppgifter om t.ex. specialkost vid deltagande vid evenemang raderas inom någon vecka efter att evenemanget är avslutat.

Som registrerad har du enligt gällande lagstiftning ett antal rättigheter. Om du vill veta vilka personuppgifter vi behandlar om just dig kan du begära att få tillgång till uppgifterna. När du lämnar en sådan begäran kan vi komma att ställa en del frågor för att se till att det blir en effektiv hantering av din begäran. Vi kommer också vidta åtgärder för att säkerställa att uppgifterna begärs av och lämnas till rätt person. Om du upptäcker att något är fel har du rätt att begära att dina personuppgifter rättas. Du kan också komplettera eventuellt ofullständiga personuppgifter.

Du kan begära att vi raderar de personuppgifter vi behandlar om dig bland annat om: Uppgifterna inte längre är nödvändiga för de ändamål som de behandlas för; Du invänder mot en intresseavvägning vi gjort baserat på vårt berättigade intresse, där ditt skäl för invändning väger tyngre än vårt berättigade intresse; Personuppgifterna behandlas på olagligt sätt; Personuppgifterna har samlats in om ett barn (under 13 år) som du har föräldraansvaret för; Om uppgiften inhämtats med stöd av ditt samtycke och du vill återkalla ditt samtycke.

Vi kan dock ha rätt att neka din begäran om det finns legala skyldigheter som hindrar oss från att omedelbart radera vissa personuppgifter. Det kan också vara så att behandlingen är nödvändig för att vi ska kunna fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk. Om vi är förhindrade att radera dina personuppgifter kommer vi att blockera personuppgifterna från att kunna användas för andra syften än det syfte som gör att de inte kan raderas.

Du har rätt att begära att vår behandling av dina personuppgifter begränsas. Om du motsätter dig att personuppgifterna vi behandlar är korrekta kan du begära en begränsad behandling under den tid vi behöver för att kontrollera huruvida personuppgifterna är korrekta.

Om, och när, vi inte lägre behöver dina personuppgifter för de fastställda ändamålen är vår rutin normalt att uppgifterna raderas. Om du behöver dem för att kunna fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk, kan du begära begränsad behandling av uppgifterna hos oss. Det innebär att du kan begära att vi inte rensar och raderar dina uppgifter.

Om du har invänt mot en intresseavvägning av berättigat intresse som vi har gjort som laglig grund för ett ändamål kan du begära begränsad behandling under den tid vi behöver för att kontrollera huruvida våra berättigade intressen väger tyngre än dina intressen av att få uppgifterna raderade.

Om behandlingen har begränsats enligt någon av situationerna ovan får vi bara, utöver själva lagringen, behandla uppgifterna för att fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk, för att skydda någon annans rättigheter eller ifall du har lämnat ditt samtycke.

Du har alltid en rätt att invända mot all behandling av personuppgifter som bygger på en intresseavvägning. Du har också alltid rätt att slippa direktmarknadsföring.
Du har, som registrerad rätt till dataportabilitet om vår rätt att behandla dina personuppgifter grundar sig antingen på ditt samtycke eller fullgörande av ett avtal med dig. En förutsättning för dataportabilitet är att överföringen är tekniskt möjlig och kan ske automatiserat.

Vi är alltid öppna och transparenta med hur vi behandlar dina personuppgifter. Vill du veta mer om vilka personuppgifter vi behandlar om just dig får du gärna kontakta oss för att få tillgång till dina uppgifter.

När du begär att få tillgång till dina personuppgifter kan vi komma att fråga om ytterligare uppgifter för att säkerställa en effektiv hantering av din begäran och att informationen lämnas till rätt person.
I möjligaste mån undviker vi att behandla personnummer. I vissa fall är det dock motiverat med hänsyn främst till att vi behöver ha en säker identifiering. Vad avser behandling av personnummer i form av organisationsnummer för enskild näringsverksamhet så krävs denna behandling så länge företaget är medlem genom att organisationsnumret utgörs av personnumret.

Vi arbetar aktivt för att säkerställa att personuppgifter hanteras på ett säkert sätt. Det gäller såväl genom tekniska som organisatoriska skyddsåtgärder.

Datainspektionen (som inom kort byter namn till Integritetsskyddsmyndigheten) är ansvarig myndighet för att övervaka tillämpningen av lagstiftningen kring dataskydd. Om du anser att vi agerar felaktigt kan du kontakta Datainspektionen.

Om du har frågor om hur vi behandlar personuppgifter eller har en begäran i enlighet med ovan rättigheter är du alltid välkommen att kontakta oss på: admin@soff.se eller via telefon på: 08-782 08 50.

Vi kan komma att göra ändringar i vår personuppgiftspolicy. Den senaste versionen av policyn finns alltid på vår webbplats www.soff.se.